Excelでの関数の使い道といえば、合計値や平均値を求めることが多いと思いますが、関数の種類は想像している以上に沢山あり機能もさまざまです。リスティング作業でも集計や予算管理の為にSUM、IF、SUMIF関数を使うことが多いのですが、他の関数はどう使えばいいのか分からないものがほとんどです。
私も片手で足りるほどしか関数を使わないので、他にどんな関数がどんな機能があるのか調べてみました。今まで私の作業ではあまり使うことが無かったのですが、今回調べてみて意外に使い道が多かったCOUNTA関数を説明したいと思います。リスティング作業よりは経理など、データ件数の管理に役立つ関数ですが、広く使える関数なので覚えて損はないと思います。ぜひマスターしましょう。
COUNTA関数とは
指定した範囲内で、何か入力してあるセルの個数を算出してくれる関数です。完全な空白以外のセルが合算します。(※エラー表記のセルも集計できます)
書式 COUNTA(数値1,数値2)
※数値1･･･完全な空白ではないセル数を算出したい範囲を選択します。(必須)
※数値2･･･数値1と同じく算出したい範囲を追加したいときに入力します。(省略可)
空白を算出しない関数ですが、””で文字列扱いにするとセル数として算出されます。
COUNTA関数の使用例
入金管理表の入金済みの会社数を求める数式にすると,
入金待ちのA～G社から入金済みの会社件数を算出したいので、値1に赤枠の部分を選択します。
そうすると、数式は↓の通りになります。
OKを押せば完了です。
選択範囲に入金済みと入力されている会社は4社です。
今回は簡単な表を使いましたが、未入金管理などに役に立ちそうですね。
COUNT関数との違い
関数は似たような名前ばかりで違いが分かりにくいですよね。COUNT関数も名前がほとんど同じで、使い分け方が分かりにくいと思います。この関数の大きな違いは、COUNT関数は数値が入力されているセルのみの個数を算出できることです。
大体のことはCOUNTA関数で作業できると思いますが数字と文字列、エラーと混ざった表から数値入力のセル数を算出する場合は、COUNT関数で集計するのが早いと思います。個数を調べたい範囲のセルに入力されているのが、数値のみなのか文字列など混ざっているのかでCOUNTA関数とCOUNT関数を使い分けられます。
関数の使い道
COUNTA関数は、先ほどの表のような未入金、入金済みなどのデータ件数を管理するのに役立ちます。文字列やエラーも算出してくれるので、データ総合数の算出や、COUNT関数を使って引き算すれば、文字列のみのセル件数を出すこともでき使い方はさまざまです。
まとめ
いかがでしたか。どの場面に適した関数か分からず、使わないことも多いかもしれませんが、機能をしっかり理解すれば、意外と便利な関数も多数あります。ちょっとしたことかもしれませんが、簡単なことでも関数で計算できれば時間短縮に繋がります。ぜひ機能を覚えてみてください。
