「おたくの会社、大丈夫?」と思われている、ビジネスメールにまつわる5つの残念

[著]
メール基礎知識

今や、ネットを介した連絡手段はメールだけではありません。弊社の場合、クライアントとのやり取りはチャットワークやサイボウズLIVEがメインになりつつありますし、場合によってはFacebookメッセンジャーやLINEも活躍してます。

とはいえ、ビジネスでは特にメール文化はまだまだ続くでしょうし、完全に消えて無くなるということも考えにくい状況です。

逆に、それだけメールという連絡手段が広く浸透してると言えるのですが、マナーというかリテラシーというか・・・「残念!」と思うことが非常に多いのです。

1.メールアドレスが残念

せっかく独自ドメインのホームページを持ってるのに、メールアドレスはプロバイダやフリーメールというケース。なぜか士業の先生方に多いので、気づいた時はそっと教えてあげてください。残念!

***@***.ocn.ne.jp
***@nifty.com
***@hotmail.co.jp

※個人利用はプロバイダやフリーメールでも問題ありませんよ

2.メールの署名が残念

複数の担当者とやり取りしてると、メールの署名が人によって違うことがあります。もちろん、署名内の名前や電話番号、メールアドレスは個々に違って当然なのですが、デザイン(主に装飾)がバラバラという会社が少なくありません。

さらに、いつまで経っても移転前の住所だったり、サービス終了したホームページのURLが書いてあったりすると目も当てられません。残念!

3.メールの返信内容が残念

お約束の、「お世話になっております。株式会社ココマッチーの川島です。」のくだりは考え方によるので許容範囲ですが、おかしな改行や段落分けのせいで非常に読みづらいメールが届きます。読みやすい、読みづらいは個人の感覚にも左右されるので、新入社員にはお手本となるメールを見せたり、逐次チェックする等、社会人として恥ずかしくないメールを返せるようになるまでは教育も必要です。

また、「お伺い申し上げる」や「拝見させていただきました」のような二重敬語は本人が思ってるより恥ずかしいので併せてチェックです。残念!

4.To、CC、BCCの使い分けが残念

TOは「あなたが返信、作業してください」、CCは「あなたも見といてね」、BCCは「こっそり送りますよ」が基本です。

TOに5人も6人も指定しては、「誰宛てやねん!」と思われます。大人数に向けた一斉メールの宛先を全部TOやCCに入れては、「メアド駄々漏れやん!」と常識を疑われます。BCCで来たメールに対して全員宛てに返信しては、「お前はアホか!」と怒られます。残念!

5.添付ファイルが残念

ショートカットアイコンを添付してこないでください!複数のファイルは1つのフォルダに入れて圧縮して送ってください!データ量が重いファイルは、「宅ファイル便」や「firestorage」等のオンラインストレージを利用してください!ExcelやWordにかけたパスワードを別メールで送ってくるのは意味がないので止めてください!残念!

まとめ

以上。「おたくの会社、大丈夫?」と思われている、ビジネスメールにまつわる5つの残念でした。もし、1つでもドキッとすることがあれば、今すぐ改善することを強くオススメします。

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